Yritysakatemia järjestää nyt koulutuksen:

Hankintatoimen arkistointi ja sen kehittäminen (3 h)

Miksi fokus tiedonhallintaan ja hankintatoimen asiakirjoihin? Etätöiden tekeminen muutti jo hankintatoimea pandemia aikana. Nyt on huomattu esim. päivittäisten hankintatoimen työtehtävät esim tiedonhallinta, arkistointi ja muutkin prosessit vaativat kehittämistä.

Päivän aikana käydään läpi päivittäisten hankintatoimen työtehtävien arkistoinnin prosesseja ja kulkua. Prosesseihin voisi esittää kehittämisehdotuksia sähköisen liittyen hankintatoimen viitekehykseen esim. käytössä olevien ohjelmiston rajoissa. Tarvitaan havainnointia, kehitysehdotuksia prosessien sähköistämiseksi. Koulutuksen tavoitteena parantaa asiakirjojen sähköistä käsittelyä ja muuttaa prosesseja sujuvammaksi.

Koulutuksen tavoitteena on löytää arkistointiin ja säilytykseen lisää vauhtia, myös termi tiedonhallinta ja tiedolla johtaminen tuo lisää kehitysehdotuksia mm. hankintatoimen päivittäisiin työtehtäviin. Koulutuksessa käsitellään hankintatoimen arkistointia, hankintatoimen kehitystä, sähköisiä prosesseja ja sen tuomia hyötyjä.

Kenelle?
Hankintatoimen johto ja asiantuntijat, palkanlaskenta, johto, esimiehet

Kouluttaja:
Yritysarkkitehti Jarkko Koivuniemi, Suomen Ammattipuhujat / Mediabot Oy


OHJELMA

Sisältö:

 Johdanto tiedon ja arkistoinnin nykytilaan
Hankintatoimen toimintaprosessit ja tehtävät
Arkistonmuodostaja ja arvonmääritys, mitä ja missä?
Arkistonmuodostussuunnitelma, tiedonohjaussuunnitelma vai arkistosuunnitelma?
Säilyttäminen vai arkistointi?

 Mitä ja ketä varten hankintatoimen asiakirjoja arkistoidaan?
Tiedonhallinta vs arkistointi
Paperia vai sähköistä? Mikä metatieto?
Lomakkeet

 Lainsäädäntö, määräykset ja standardit
Kansainväliset standardit
Tiedonhallintalautakunta vs Kansallisarkisto
Yritykset vs julkiset
Säilytysajan määrittäminen ja toimenpiteet

 Mikä muuttunut vuonna 2022 ja mikä muuttuu vuonna 2023?

 Hankintatoimen asiakirjojen arvonmääritys ja arkistointi

 Sähköinen toimintaympäristö ja kohti sähköistä arkistointia
Prosessit, luokittelu, käyttäminen, hävittäminen ja arkistointi
Tietosuoja ja arkistointi
Hankintatoimi vs taloushallinto

 Hankintatoimen säilytysaikasuositukset, elinkaaren hallinta

 Hankintatoimen asiakirjojen säilytystavat ja –ajat
Hankintatoimen tietoaineistojen pysyvä säilytys
Hankintatoimen ohjaus, suunnittelu ja raportointi
Hankinta- ja ostoprosessiin liittyvät asiakirjat, sopimukset
Tarjouspyyntö, osallistuminen, tarjous, päätös ja sopimus
Markkinatilanteen kartoituksen asiakirjat
Toiminnan ohjaus ja valvonta, järjestäminen, johtoryhmän pöytäkirjat ja muistiot
Ajoneuvo-, kalusto-, laite- ja toimistotarvike ja erityishankinnat
Varastointi, kuljetukset, erityishankinnat
Materiaalin käyttö ja luovutukset, varaosat ja huolto
Hankinnoista ilmoittaminen ja kilpailuttaminen
Hankintarekisteri ja valvonta, palvelutuottajat
Oikeuskäsittely ja muutokset
Käyttöön liittyvät sisäiset laskutustoimeksiannot

 Säilytysmuodot

 Poikkeusolot ja varautuminen tiedon ja asiakirjojen kannalta

 Esimerkkejä ja malleja

—————————-

Koulutuspaikka:
Etäkoulutus

Ajankohta:
10.03.2023, klo 9:00-12:00

Hinta:
390 euroa
/hlö + alv 24 %.

Ilmoittautumisen peruutusehdot:
Estyneen tilalle voidaan vaihtaa toinen osallistuja kuluitta. Peruutuksesta ja 14 päivää ennen koulutusta tehdyistä muutoksista veloitetaan toimistokuluina 15 % koulutuksen hinnasta. Myöhemmin kuin 14 päivää ennen koulutusta tehdyistä peruutuksista tai peruuttamatta jätetystä ja käyttämättömästä koulutuspaikasta veloitetaan osallistumismaksu kokonaisuudessaan. Peruutus on tehtävä kirjallisesti.

Varaamme oikeuden muutoksiin, ja siirtää jo sovittuja lähikoulutuksia myöhempään ajankohtaan, tai muuttaa etäkoulutuksiksi. Koulutus saattaa siirtyä tai peruuntua mm. viranomaismääräysten vuoksi, tai vähäisen osallistujamäärän vuoksi. Muutosten osalta tiedotamme osallistujia erikseen.

ILMOITTAUTUMINEN

(Toimi heti - paikkoja rajoitetusti!)


Kyllä, ilmoittaudun Hankintatoimen arkistointi ja sen kehittäminen (3 h) -koulutukseen 10.03.2023, Etäkoulutus
Hlö(ä)