Asiakas– ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste

Tämä Varangi Oy:n ja Ratekoulutus Oy:n asiakas- ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste on laadittu Euroopan unionin yleiseen tietosuoja-asetuksen (679/2016) vaatimusten mukaisesti. Tietosuojaseloste antaa kattavaa tietoa henkilötietojen käsittelystä asiakkaillemme, sekä potentiaalisille asiakkaille, joille lähetämme markkinointimateriaalia ja muuta viestintää palveluista ja tuotteistamme.

Ratekoulutus Oy on Varangi Oy:n kokonaan omistama tytäryhtiö, joka tuottaa koulutuspalveluita seuraavien brändien alla: Ratekoulutus, Eventium koulutuspalvelut, KurssitNyt, WebAkatemia koulutuspalvelut, Koulutusvinkki, Ratevalmennus.

Mikäli sinulla herää kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä, pyydämme ottamaan yhteyttä meihin alla ilmoitettuun osoitteeseen.

 

1. Rekisterinpitäjä

Ratekoulutus Oy / Varangi Oy
Haapaniemenkatu 16 C413
00530 Helsinki
sampo.korppoo@ratekoulutus.fi

p. 041 510 6466

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Käsittelyn tarkoituksena on asiakassuhteen hoitaminen, asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen sekä sovellettavan tietosuojalain säädännönmukainen henkilötietojen käsittely rekisterinpitäjän palveluihin liittyviin tarkoituksiin, tutkimustoimintaan, rekisterinpitäjän ja/tai sen yhteistyökumppaneiden mainonnan ja/tai suoramarkkinoinnin suuntaaminen asiakastietojen perusteella rekisterinpitäjän viestimien ja palvelujen kautta luovuttamatta henkilötietoja ulkopuoliselle taholle.

3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat sopimus, suostumus ja rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Rekisterinpitäjän oikeutettu etu on käsittelyperusteena silloin, kun rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä on asiallinen yhteys. Tällainen asiallinen yhteys muodostuu mm. silloin, kun rekisteröity on omasta aloitteestaan rekisterinpitäjään yhteydessä, tai kun rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja rekisteröidyn työnantajan ja rekisterinpitäjän välisen toiminnan yhteydessä.

Lisäksi rekisterinpitäjä voi kirjata oikeutetun edun perusteella asiakasrekisteriin sellaisten potentiaalisten asiakkaiden yhteyshenkilöiden ja edustajien tietoja, joiden rekisterinpitäjä voi perustellusti odottaa olevan kiinnostuneita hankkimaan rekisterinpitäjän tarjoamia palveluita tai tuotteita.

Rekisterinpitäjän sähköistä suoramarkkinointia lähetetään sellaisille rekisteröidyille, jotka ovat antaneet vapaaehtoisen suostumuksensa sähköiseen suoramarkkinointiin. Kun rekisteröityä pyydetään antamaan suostumuksensa sähköiseen suoramarkkinointiin, hänelle kerrotaan samalla, että suostumuksen peruuttaminen on mahdollista helposti ja milloin tahansa. Lisäksi suoramarkkinointia ja muuta sähköistä viestintää voidaan lähettää sellaisille rekisterinpitäjän potentiaalisille asiakkaille, joiden osalta rekisterinpitäjä voi perustellusti katsoa, että markkinoitavilla tuotteilla tai palveluilla on olennainen liityntä potentiaalisen asiakkaan vastuualueeseen tai työtehtäviin.

Markkinointiviestien tilaamisen voi peruuttaa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle tai klikkaamalla jokaisen markkinointiviestin yhteydessä olevaa kieltomahdollisuutta (”Poistu postituslistalta” tai ”Unsubscribe” -toiminto), jolloin rekisteröidyn tiedot poistetaan rekisterinpitäjän sähköisen suoramarkkinoinnin tilaajalistalta.

 

4. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Rekisteröidystä käsitellään seuraavia, edellä mainittujen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia tietoja:

Nimi
Sähköpostiosoite
Matkapuhelinnumero
Yritys ja asema
Yrityksen osoitetiedot

5. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot on saatu seuraavista tietolähteistä:

suoraan rekisteröidyltä itseltään
julkisista/yleisesti saatavilla olevista lähteistä (kuten internet ja kaupparekisteri)
rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneiden lähteistä (Asiakastieto Oy ja Bisnode Oy)
rekisteröidyn työnantajan edustajalta

6. Henkilötietojen vastaanottajat

Rekisterinpitäjä ei luovuta rekisteröityjen henkilötietoja ulkopuolisille, paitsi Suomen viranomaistoimien niin edellyttäessä.

Edellä sanotusta huolimatta rekisterinpitäjä käyttää palveluidensa teknisen toteuttamisen yhteydessä luotettavia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta rekisterinpitäjän ja palveluntarjoajien välisen, sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellyttämän tietojenkäsittelysopimuksen nojalla. Palveluntarjoajat käsittelevät rekisterinpitäjän vastuulla olevia henkilötietoja rekisterinpitäjän dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti. Olemme vastuussa palveluntarjoajien meidän puolesta suorittamasta henkilötietojen käsittelystä suhteessa rekisteröityyn kuin omasta toiminnastamme.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjä käsittelee ja säilyttää tietoja ainoastaan niin kauan kuin on tarpeellista henkilötiedon ennalta määritellyn käyttötarkoituksen kannalta. Tarpeettomiksi muuttuneet henkilötiedot, joita rekisterinpitäjällä ei ole enää perustetta säilyttää eikä käsitellä, poistetaan säännöllisin väliajoin rekisterinpitäjän omien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti. Rekisterinpitäjän käsittelytoimintaan sovellettavista laeista ja asetuksista voi johtua, että henkilötietojasi koskee lakisääteinen säilytysvelvoite, jolloin säilytämme henkilötietojasi tällaisen lain vaatiman ajan ja vain siltä osin kuin on välttämätöntä.

Lähtökohtaisesti mikäli rekisterinpitäjällä ei ole ollut kontaktia rekisteröityyn viimeisen kahden vuoden aikana, henkilötiedot poistetaan tällöin järjestelmistä. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista milloin tahansa.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

Oikeus peruuttaa suostumus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016, ”Tietosuoja-asetus”) 7 artiklan nojalla rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin

Tietosuoja-asetuksen 15 artiklan nojalla rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy tietoihin sekä tietyt kyseisessä artiklassa tarkemmin säädetyt tiedot henkilötietojen käsittelyä koskien.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Tietosuoja-asetuksen 16 artiklan nojalla rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Ottaen huomioon tarkoitukset, joihin tietoja käsiteltiin, rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä, muun muassa toimittamalla lisäselvitys.

Oikeus tietojen poistamiseen

Tietosuoja-asetuksen 17 artiklan nojalla rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, ja rekisterinpitäjällä on velvollisuus poistaa henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, edellyttäen että jokin kyseisessä artiklassa säädetyistä perusteista täyttyy.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Tietosuoja-asetuksen 18 artiklan nojalla rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, edellyttäen että jokin kyseisessä artiklassa säädetyistä perusteista täyttyy.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Tietosuoja-asetuksen 20 artiklan nojalla rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jolle henkilötiedot on toimitettu, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti.

Kun rekisteröity käyttää edellä kuvattua oikeuttaan siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, hänellä on oikeus saada henkilötiedot siirrettyä suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista.

Vastustamisoikeus

Tietosuoja-asetuksen 21 artiklan nojalla rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuihin etuihin, kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Jos henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä tällaista markkinointia varten, mukaan lukien profilointia silloin kun se liittyy tällaiseen suoramarkkinointiin. Jos rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia varten, niitä ei saa enää käsitellä tähän tarkoitukseen.

Rekisteröity voi käyttää vastustamisoikeuttaan teknisiä ominaisuuksia hyödyntäen tietoyhteiskunnan palvelujen käyttämisen yhteydessä.

Automatisoidut yksittäispäätökset, profilointi mukaan luettuna

Tietosuoja-asetuksen 22 artiklan nojalla rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen vastaavalla tavalla merkittävästi. Kyseistä oikeutta ei kutienkaan sovelleta mm. silloin, jos päätös on välttämätön rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen tekemistä tai täytäntöönpanoa varten taikka jos se perustuu rekisteröidyn nimenomaiseen suostumukseen.

Rekisteröidyn käyttäessä tätä oikeuttaan rekisterinpitäjän on toteutettava asianmukaiset toimenpiteet rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien sekä oikeutettujen etujen suojaamiseksi; tämä koskee vähintään oikeutta vaatia, että tiedot käsittelee rekisterinpitäjän puolesta luonnollinen henkilö, sekä oikeutta esittää kantansa ja riitauttaa päätös.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Mikäli rekisteröity katsoo rekisterinpitäjän rikkovan henkilötietojen käsittelystä ja tietosuojasta annettua, sovellettavaa lainsäädäntöä, rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Rekisterinpitäjän velvollisuudet rekisteröityjen oikeuksien johdosta

Rekisterinpitäjän on toimitettava rekisteröidyille tiedot toimenpiteistä, joihin on ryhdytty 15-22 artiklan nojalla tehdyn pyynnön johdosta ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt. Jos rekisteröity esittää pyynnön sähköisesti, tiedot on toimitettava sähköisesti mahdollisuuksien mukaan, paitsi jos rekisteröity toisin pyytää.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

9. Henkilötietojen toimittaminen rekisterinpitäjälle

Kohdassa 4 lueteltujen henkilötietoryhmien toimittaminen rekisterinpitäjälle on tarpeellista rekisterinpitäjän tarjoamien tuotteiden tai palveluiden käyttämiseksi, kuten koulutuksiin osallistumiseksi.

Rekisteröidyn ei ole sinänsä pakko toimittaa henkilötietojaan rekisterinpitäjälle, joskin henkilötietojen toimittamatta jättäminen voi hankaloittaa tai estää rekisteröityä käyttämästä rekisterinpitäjän tarjoamia tuotteita tai palveluita.

10. Henkilötietojen käsittely ja profilointi

Rekisterinpitäjä ei käytä automaattista päätöksentekoa, kuten automaattista profilointia, osana henkilötietojen käsittelytoimintaa.

11. Henkilötietojen jatkokäsittely

Rekisterinpitäjä ei käsittele henkilötietoja muihin tarkoituksiin kuin niihin, jotka on kuvattu tässä tietosuojaselosteessa.

Mikäli rekisterinpitäjä käsittelisi henkilötietoja edelleen muihin tarkoituksiin, rekisterinpitäjän tietosuojalain säädännön mukaisena velvollisuutena on ilmoittaa rekisteröidyille ennen jatkokäsittelyä tällaisesta tarkoituksesta. Tällöin rekisterinpitäjän on annettava myös kaikki asiaan kuuluvat lisätiedot.

12. Yleinen kuvaus rekisterinpitäjän asianmukaisista teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Asiakasrekisteriin on annettu pääsyoikeus vain sellaisille rekisterinpitäjän asiakkuudenhallinta- ja myyntitoiminnossa työskenteleville nimetyille työntekijöille, jotka ovat allekirjoittaneet asianmukaiset salassapitositoumukset.

Rekisterinpitäjä on antanut työntekijöilleen sitovia kirjallisia ohjeita ja määräyksiä henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskien, joita työntekijät ovat sitoutuneet noudattamaan.

Tietojärjestelmien tietoturva on järjestetty asianmukaisesti mm. salauksin ja teknisin rajoituksin.

Rekisterinpitäjä tarkastaa henkilötietojen käsittelytoimintonsa ja niissä käytettävät järjestelmät ja laitteet säännöllisin väliajoin ja mm. arvioi henkilötietojen käsittelytoimintaan sisältyvät riskit esimerkiksi uutta teknologiaa käyttöönotettaessa.